Reducir costos es una de las prioridades de cualquier empresa para maximizar su productividad, sobre todo si son pequeñas o medianas, cuando están en esta etapa de vida, requieren de soluciones que les ayuden a llegar más rápido a sus objetivos en materia de gestión de documentos.

Ana Regina Álvarez, especialista de producto en Xerox Mexicana, recomienda tres acciones para que las pequeñas y medianas empresas estén mejor organizadas y hagan más funcionales sus recursos en su camino hacia la transformación digital.

1. Ser una empresa digital a escala: Llevar a una empresa a la era digital es más sencillo de lo que podría parecer, el ciclo comienza al detectar necesidades para incorporarlas al ecosistema tecnológico, no todas las herramientas están hechas para todas las empresas, sin embargo, al detectar problemas y posibles soluciones, será más fácil definir cuáles son las más adecuadas para optimizar recursos en proporción al tamaño de la compañía.

2. Simplificar tareas y procesos: Todos los recursos, tanto humanos como tecnológicos son muy valiosos y se pueden aprovechar más al contar con un dispositivo todo en uno que combine las funciones de copiadora dúplex, impresora y escáner a color, el cual permita realizar varias tareas habituales a la vez, como escanear a correo electrónico o a impresión con conectividad inalámbrica desde dispositivos móviles, de esta forma las personas y los procesos estarán combinados y sincronizados para ser más eficientes.

3. Priorizar la seguridad de documentos: De acuerdo con un estudio realizado por Xerox y la firma de investigación Coleman Parkes el año pasado, 46% de las empresas no incluyeron a sus impresoras o multifuncionales dentro de sus estrategias de seguridad, a pesar de que pueden constituir la mayor amenaza dentro de la oficina para documentos de carácter confidencial o con información sensible. Contar con una opción de impresión segura, gara ntizará que los documentos no sean vulnerables ante los hackers o a personas que pretendan hacer mal uso de ellos.

La transformación digital no es un proceso complicado y mucho menos costoso, para comenzar a trazar el camino no es necesario invertir en grandes equipos, software o pautas en redes sociales, basta con valorar la información con la cual contamos y entender cómo podemos mejorar las tareas cotidianas para obtener mejores resultados.